Almerys : faire une prise en charge (PEC) optique

Ce que les opticiens appellent « Almerys PEC » est la demande de prise en charge optique saisie sur le Site des PEC d'Almerys : vous retrouvez le bénéficiaire, vous saisissez un seul équipement par ses codes LPP, puis le bouton « Valoriser » attribue un numéro de PEC et affiche les montants. C'est ensuite le statut de la demande dans l'historique du portail, et non le devis remis au client, qui vous dit si la complémentaire suit. Cette page détaille le parcours tel que nos agents le suivent sur le portail, les pièces à préparer, la lecture des huit statuts et les gestes à faire quand une prise en charge Almerys bloque.

Le portail est celui d'Almerys, opérateur de tiers payant qui présente ses services aux opticiens sur sa page Espace professionnels de santé. Pour la vue d'ensemble (conventionnement, paiement, contacts), voyez notre page almerys tp. Ici, on se concentre sur un seul geste : la demande de prise en charge optique.

Qu'est-ce qu'une PEC Almerys et qui décide de l'accord ?

Une PEC (prise en charge) Almerys est la demande par laquelle l'opticien interroge la complémentaire du client sur sa part, avant de délivrer l'équipement. Almerys ne décide pas à la place de la mutuelle : il gère le tiers payant pour le compte d'organismes complémentaires, c'est-à-dire des sociétés d'assurance, des mutuelles et des groupes de protection sociale, comme l'indique sa page Professionnels de santé. Almerys y annonce plus de 305 000 professionnels de santé conventionnés.

L'AMC (assurance maladie complémentaire) reste donc l'organisme qui accepte ou refuse la prise en charge. Almerys est l'opérateur : il fournit le portail où vous saisissez la demande et où la réponse s'affiche. Cette distinction compte au moment d'un refus, parce que le motif vient des règles du contrat du client, pas d'un choix du portail.

Almerys n'est pas non plus un réseau de soins. Une mutuelle peut l'associer à un réseau distinct : selon Acuité, Aéma Groupe a choisi Almerys pour le tiers payant de ses mutuelles (Aésio mutuelle, Apivia Macif Mutuelle, MNFCT, Math - Prevaris) et Carte Blanche Partenaires comme réseau de soins. Concrètement, être conventionné Almerys et être partenaire d'un réseau sont deux sujets séparés.

Sur le portail, il n'y a pas de liste d'organismes à choisir : relevé par nos agents, la complémentaire s'affiche une fois le bénéficiaire trouvé. Le nom de la complémentaire figure aussi sur la carte de tiers payant du client. Pour savoir à l'avance par quel portail passe une mutuelle, utilisez notre outil Ma mutuelle passe par quel portail ?.

Que faut-il pour accéder au site des PEC Almerys ?

Il faut être conventionné Almerys et avoir validé son compte selon les indications envoyées par Almerys, d'après sa page de connexion à l'espace professionnel. Le conventionnement se fait en cinq étapes, dans cet ordre :

1. Envoyer vos justificatifs. Une feuille de soins barrée ou l'attestation CPAM, à l'adresse celluleconventionnementalmerys@almerys.com.
2. Attendre l'e-mail d'Almerys. Il donne les indications pour valider votre compte.
3. Valider votre compte. En suivant exactement ces indications.
4. Vous connecter à l'espace professionnel. Avec votre identifiant et votre mot de passe.
5. Faire vos devis et demandes de prise en charge. Sur le site des PEC.

Les demandes de prise en charge se font sur le « Site des PEC » d'Almerys, avec un identifiant et un mot de passe. Relevé par nos agents sur le portail : chaque magasin saisit ensuite un code à usage unique de 6 chiffres, envoyé par e-mail à chaque connexion. Prévoyez donc l'accès à la boîte mail du magasin au moment de vous connecter, surtout si plusieurs personnes font les PEC dans la journée.

Comment faire une demande de prise en charge sur Almerys ?

Une demande de prise en charge Almerys se fait en six gestes, de la connexion au numéro de PEC. Voici le parcours tel que nos agents le suivent sur le portail, dossier par dossier.

1. Se connecter au Site des PEC. Identifiant, mot de passe, puis le code à 6 chiffres reçu par e-mail.
2. Retrouver le bénéficiaire. À partir de la carte de tiers payant du client. La complémentaire s'affiche une fois le bénéficiaire trouvé.
3. Choisir le type de demande. Une demande optique peut être un devis ou une demande de prise en charge.
4. Saisir l'équipement par ses codes LPP. Monture et verres, avec le code du fournisseur pour les verres.
5. Cliquer sur « Valoriser ». La demande est créée, un numéro de PEC est attribué et les montants s'affichent.
6. Suivre l'historique. Le statut évolue jusqu'à la décision, puis jusqu'au règlement.

Devis ou demande de prise en charge : que choisir ?

Le portail propose les deux types de demande, et les deux passent par la même saisie puis par le bouton « Valoriser ». Choisissez selon ce que vous attendez à ce stade du dossier : un chiffrage à présenter au client, ou une demande qui débouche sur un statut et un accord avant facturation. Dans les deux cas, gardez le numéro attribué : c'est votre référence auprès d'Almerys.

Les codes LPP : la saisie qui fait les montants

La LPP (liste des produits et prestations remboursables) est la nomenclature de l'Assurance maladie qui code chaque élément d'un équipement optique. Sur Almerys, chaque élément est saisi par son code LPP ; pour les verres, c'est le code du fournisseur. Un code mal recopié donne des montants faux après « Valoriser », ou un refus. Prenez le code sur le document du fournisseur plutôt que de mémoire.

Un seul équipement par demande

Une demande ne porte que sur un équipement. Si le client prend deux équipements, il faut deux demandes, chacune avec son propre numéro de PEC. C'est une erreur fréquente au comptoir : on saisit tout d'un bloc, puis on ne retrouve plus quel accord correspond à quelle paire au moment de facturer.

Quelles pièces préparer pour une PEC Almerys ?

Préparez trois documents avant d'ouvrir le portail : la carte de tiers payant du client, l'ordonnance et le devis. La carte sert à retrouver le bénéficiaire et donne le nom de la complémentaire. L'ordonnance et le devis portent les éléments que vous allez saisir, notamment les codes LPP de l'équipement.

La question des pièces a déjà fait débat dans la profession. Début 2020, le Rof (Rassemblement des opticiens de France) a contesté par mise en demeure l'exigence d'Almerys de recevoir le devis signé et l'ordonnance pour les demandes de prise en charge, selon Acuité. Nos sources ne disent pas comment ce point a évolué depuis. La méthode la plus sûre est de suivre ce que le portail demande au moment de la saisie, et de garder ces documents dans le dossier du client.

Pour ne rien oublier, passez la checklist avant d'envoyer une prise en charge : droits du client, ordonnance, devis, codes, un équipement par demande. Deux minutes de vérification évitent une demande refusée à refaire.

Que veulent dire les statuts d'une prise en charge Almerys ?

L'historique du portail affiche 8 états possibles pour une demande, relevés par nos agents. Seul « Validée » signifie que la complémentaire accepte la prise en charge ; les autres disent où en est le dossier, ou pourquoi il faut le refaire.

Le chemin normal d'un dossier va de « Créée » à « Soldée », en passant par « En instance », « Validée » et « Facturée ». Lire le statut à chaque étape vous dit qui doit agir : la complémentaire tant que la demande est créée ou en instance, vous dès qu'elle est validée, puis le payeur une fois la facture envoyée.

Trois statuts imposent une nouvelle demande : « Refusée », « Périmée » et « Annulée ». Un accord périmé ne se prolonge pas : nous ne donnons pas de durée de validité ici, car elle n'est pas publiée dans les sources consultées. Si l'équipement n'a pas été délivré à temps, refaites la demande avant de facturer.

Combien de temps pour une réponse d'Almerys ?

Almerys ne publie pas de délai de réponse pour une prise en charge optique sur sa page professionnels de santé. Le seul repère fiable est le statut de la demande dans l'historique du portail. Tant qu'il reste sur « Créée » ou « En instance », la décision n'est pas prise.

Fixez-vous une règle de suivi plutôt qu'un délai théorique : regarder l'historique à heure fixe, puis relancer quand une demande ne bouge plus. Pour caler ces relances étape par étape (PEC, facture, paiement), appuyez-vous sur notre page Quand relancer une mutuelle ?. Toute relance se fait avec le numéro de PEC sous la main.

Ce suivi pèse vite sur le comptoir. Chaque passage sur le portail demande une connexion et un code reçu par e-mail, et chaque dossier se consulte un par un. Quand ces demandes se comptent par dizaines chaque jour, la saisie et le suivi peuvent être faits sans vous : c'est le rôle des agents Granit, qui saisissent les prises en charge directement sur les portails des plateformes, puis renvoient le statut à l'équipe.

Que faire si la PEC Almerys est refusée ou bloquée ?

Partez toujours du statut et du motif affichés par le portail : ce sont eux qui disent où agir. Voici les quatre situations qu'on rencontre au comptoir, avec le geste à faire pour chacune.

La complémentaire n'apparaît pas

Sur Almerys, la complémentaire s'affiche une fois le bénéficiaire trouvé. Si rien ne sort, vérifiez d'abord la carte de tiers payant : bonne personne, carte en cours, mention de la complémentaire. Si la carte renvoie vers un autre opérateur, la demande ne se fait pas sur Almerys. Pour un rejet du même type après facturation, voyez notre page Rejet mutuelle « bénéficiaire inconnu ».

La prise en charge est refusée

Une demande « Refusée » ne donne pas de prise en charge en l'état. Lisez le motif, corrigez, puis refaites une demande. Les points à revoir en premier sont ceux de la saisie : le bénéficiaire, les codes LPP (code fournisseur pour les verres) et le fait que la demande ne porte que sur un équipement.

Elle reste en instance

« En instance » veut dire que la demande est encore à l'étude. Attendez, puis relancez si rien ne bouge, avec le numéro de PEC. Comme Almerys ne publie pas de délai, c'est votre propre règle de relance qui fixe le moment d'appeler.

L'accord est obtenu, mais le paiement n'arrive pas

Regardez où en est le dossier après « Validée » : « Facturée » signifie que la facture est partie et qu'il faut suivre le paiement, « Soldée » que le dossier est réglé. Si le montant reçu ne correspond pas, notre page Virement de mutuelle inférieur à la facture détaille comment lire l'écart et relancer.

Un dernier cas : le client conteste ce que couvre sa mutuelle. Almerys ne traite pas les réclamations des assurés ; orientez le client vers sa complémentaire, dont le nom figure sur sa carte de tiers payant. Gardez le motif exact affiché par le portail : c'est lui qui dit quoi corriger.

Qui contacter chez Almerys pour une prise en charge optique ?

Pour une question sur une PEC ou une facture, écrivez à almerys@almerys.com ; pour le conventionnement et le compte, à celluleconventionnementalmerys@almerys.com. Ces deux adresses figurent sur la page Contactez-nous de l'espace professionnel.

Le service des professionnels de santé est aussi joignable au 0 825 826 214 (numéro surtaxé), et par courrier à almerys service PS, 46 rue du Ressort, 63967 Clermont-Ferrand Cedex 9, selon la page Espace professionnels de santé d'Almerys. Avant tout appel ou e-mail, rassemblez le numéro de PEC, le statut affiché et le motif exact : c'est ce qui permet une réponse sur le dossier, et non une réponse générale.