Gérer le tiers payant d'un magasin d'optique : les solutions comparées

Pour la gestion du tiers payant d'un opticien, il existe cinq grandes façons de faire : garder le travail en interne, faire appel à un indépendant, déléguer à un prestataire, s'équiper d'un outil de saisie ou confier le dossier à des agents IA. Un dossier passe par trois moments : pendant la vente, à la livraison, après la facture. Les pages des prestataires décrivent surtout l'après-facture, celles de l'outil de saisie le comptoir ; le modèle agents est celui qui couvre les trois, à commencer par la prise en charge pendant que le client est encore là. Voici douze acteurs comparés, dont Granit, d'après leurs pages publiques.

Que recouvre la gestion du tiers payant en optique ?

Gérer le tiers payant, c'est suivre chaque dossier jusqu'au paiement. En optique, il passe par cinq étapes : identifier la plateforme qui gère la complémentaire du client, envoyer la demande de prise en charge (PEC), obtenir l'accord ou le refus, facturer, puis encaisser le paiement.

Elles se regroupent en trois moments, sur lesquels les offres se séparent.

Pendant la vente

Les deux premières étapes se jouent au comptoir. La PEC est la demande adressée à la complémentaire (AMC) avant la vente ; sa réponse fixe le reste à charge. C'est souvent là que le temps file, pendant que le client patiente. Pour trouver le bon portail, l'outil quelle mutuelle passe par quel portail aide à le repérer.

À la livraison

Entre l'accord et la facture, les verres et la monture arrivent. Il faut récupérer les bons de livraison, les rapprocher des factures fournisseurs et contrôler le dossier avant de le facturer. Une facture qui part avec une erreur revient en rejet quelques semaines plus tard.

Après la facture

Facturer l'Assurance maladie obligatoire (AMO) et l'AMC, rapprocher les virements, traiter les rejets et relancer les impayés : c'est la partie que prennent en charge la plupart des prestataires. Pour le détail, voir le guide tiers payant opticien, de la prise en charge à l'encaissement.

Quelles sont les cinq façons de gérer son tiers payant ?

Cinq modèles coexistent. Ils se distinguent par qui fait le travail et par le moment du dossier où ils commencent.

En interne, votre équipe fait tout, aux trois moments. Un indépendant reprend à distance les rejets et les relances. Un prestataire confie votre dossier à un gestionnaire, qui intervient en général dans votre logiciel métier, après la facture. Un outil de saisie accélère votre équipe sur les portails, au comptoir, sans travailler à sa place. Des agents IA font le travail eux-mêmes, de la PEC au paiement, et une équipe reprend les dossiers qu'ils ne peuvent pas finir.

L'avance de trésorerie est un service à part, que certains prestataires ajoutent : ils créditent les factures télétransmises avant que les organismes ne paient. Elle ne gère aucun dossier : un rejet non corrigé reste à reprendre. Iremia Santé indique d'ailleurs reprendre les sommes créditées en cas d'impayé à 60 jours.

Gérer en interne : quand ça ne tient plus

L'interne cède quand les mêmes personnes doivent vendre, saisir les PEC, pointer les bons de livraison et suivre les virements. Les rejets s'empilent et des factures approchent de la forclusion, date au-delà de laquelle elles ne peuvent plus être payées.

Notre page gestion tiers payant compare l'interne, l'externalisé et l'automatisé.

Sur quels critères choisir une offre de tiers payant ?

Quatre critères départagent les offres.

Le moment où ça coince

Si les PEC font attendre les clients, il faut une offre qui agit pendant la vente. Si les bons de livraison traînent, une offre qui contrôle le dossier avant facture. Si les rejets s'accumulent, une offre qui travaille après la facture. Si seul l'argent tarde, regardez les offres avec avance.

Qui garde la main

La plupart des prestataires annoncent un interlocuteur attitré, plusieurs un compte rendu régulier, certains un extranet de suivi. Un outil de saisie laisse chaque clic à votre équipe. Avec Granit, chaque dossier est visible sur un tableau de bord, chaque décision reste révisable par un humain, et un gestionnaire Granit reprend les cas que l'agent ne peut pas finir.

Vos plateformes et votre logiciel

La plupart des acteurs ne publient pas la liste des plateformes traitées. Dressez la vôtre avec notre page sur les portails de tiers payant, puis demandez une réponse portail par portail. Vérifiez aussi la compatibilité avec votre logiciel métier et s'il faut migrer : plusieurs prestataires disent travailler dans n'importe quel logiciel, la connexion native d'OptiBot existe pour l'instant pour la famille Optimum, et Granit travaille sur le logiciel existant du magasin, sans migration.

Les données et la sortie

Demandez si l'hébergeur des données de santé est certifié HDS, et comment on sort du contrat. Les conditions vont de l'essai d'un mois sans engagement chez GTP au contrat d'un an chez Sojema Santé ; Granit n'a pas de durée minimale.

Quelles offres de tiers payant pour opticien existent sur le marché ?

Le tableau compare les douze acteurs sur les mêmes axes. « Non publié » signifie que l'acteur ne le précise pas, pas qu'il ne le fait pas.

Quatre lectures ressortent. Dix des douze acteurs sont des prestataires, qui travaillent surtout après la facture. Sur la PEC en optique, Iremia Santé et Granit l'envoient, OptiBot aide l'opticien à la remplir ; Backoffice l'annonçait en 2022 sans le reprendre aujourd'hui, Conseil Tiers Payant la présente pour le dentaire, IziSanté la laisse à l'opticien. Sur les bons de livraison, Granit décrit ce qu'il fait ; les autres acteurs ne le mentionnent pas. Enfin, Iremia Santé et Sicorfé Santé publient une avance de trésorerie, France Tiers Payant indique « nous consulter ».

Que propose chaque offre de tiers payant, en détail ?

Pour chacun : ce qu'il fait, ce qu'il ne publie pas, le cas où il convient le mieux. Granit d'abord.

Granit

Granit fait le travail avec des agents logiciels qui tournent jour et nuit sur les outils du magasin ; un gestionnaire Granit reprend les cas que l'agent ne peut pas finir. Pendant la vente, l'agent interroge la plateforme de la complémentaire, calcule le reste à charge et envoie la demande de prise en charge, pendant que le client est encore au comptoir. À la livraison, il rapproche les bons de livraison des factures fournisseurs et contrôle monture, verres LPP et devis normalisé. Après la facture, il suit les retours NOEMIE, corrige et renvoie les rejets, rapproche les virements et repère les impayés.

Granit travaille avec toutes les plateformes de tiers payant (Viamedis, Almerys, Santéclair, SP Santé, Itelis, iSanté…), sur le logiciel métier existant, sans migration. Il s'appuie sur une infrastructure certifiée HDS (hébergeur de données de santé), sans durée minimale du contrat, avec l'export complet des données. Granit ne propose pas d'avance de trésorerie.

Idéal pour : un magasin qui veut la réponse de la prise en charge pendant que le client est au comptoir, et que tout le dossier soit traité ensuite, des bons de livraison au paiement, sans changer de logiciel.

Iremia Santé

Iremia Santé sert plusieurs métiers de santé et confie votre tiers payant à un expert et à un gestionnaire relation client attitrés. Pour l'optique, ses experts saisissent les PEC (offre Admin Santé), traitent les rejets et recyclent les factures ; le rapprochement passe par sa plateforme Théo et son logiciel Santé Bank. Son offre Avance Santé crédite à J+1 les factures télétransmises, avec le groupe BPCE, et ses offres sont annoncées sans engagement. Iremia Santé ne publie pas la liste des plateformes traitées. Voir aussi Granit vs Iremia Santé.

Idéal pour : un magasin dont le sujet principal est la trésorerie, ou qui veut tout confier à une équipe avec un interlocuteur attitré, sur plusieurs métiers de santé.

OptiBot

OptiBot est un outil de saisie : une extension Chrome lit la carte mutuelle et l'ordonnance, puis remplit les champs du portail quand l'opticien clique sur « Remplir ». Sur Almerys, l'éditeur précise ce qui reste à faire :

« Non, la couverture est partielle. OptiBot remplit le NSS de l'ouvrant droit, le nom, le prénom, la date d'ordonnance, la date de demande et le RPPS. Les codes LPP et les montants verres / monture restent saisis à la main puisqu'ils dépendent de l'équipement vendu. »

optibot.fr · Almerys

L'extension détecte aussi les rejets AMO et AMC et envoie des alertes ; OptiBot ne précise pas qui corrige et renvoie, ni s'il fait le rapprochement. Les plans courants sont annulables à tout moment.

Idéal pour : l'opticien qui veut garder la main sur chaque saisie et aller plus vite sur les portails, surtout sur un logiciel de la famille Optimum, branché nativement.

STPPS

STPPS est un prestataire installé en Vendée qui sert plusieurs métiers de santé, dont l'optique. Un binôme dédié de gestionnaires suit votre dossier, sur vos propres outils. Selon sa page Nos services, STPPS recherche le motif de chaque rejet, corrige les factures et les renvoie, gère le rapprochement bancaire et reprend les anciennes factures jusqu'à 2 ans et 3 mois après émission. STPPS ne précise rien sur la PEC, l'avance, l'hébergement des données ni les plateformes.

Idéal pour : confier tout ou partie du tiers payant à un binôme dédié qui connaît le dossier, ou récupérer un stock d'anciennes factures.

Tiers Payant Assistance (TPA)

Tiers Payant Assistance est un prestataire installé à Limas qui sert plusieurs métiers de santé, dont l'optique et la pharmacie. Ses gestionnaires dédiés interviennent à distance dans votre logiciel métier, avec un compte rendu à chaque intervention. Sur sa page Traitement des rejets et anomalies, TPA décrit l'analyse et la correction de chaque rejet, les démarches auprès de l'AMO et de l'AMC et le suivi jusqu'au paiement ; il rapproche aussi les virements des factures. TPA annonce un hébergement certifié HDS en France et aucune IA dans ses traitements. Il ne précise rien sur la PEC, l'avance ni les plateformes.

Idéal pour : confier la correction des rejets, les relances et le pointage à des gestionnaires humains, sans IA, qui interviennent directement dans votre logiciel.

Sicorfé Santé

Sicorfé Santé sert plusieurs métiers de santé, avec des chargés de dossier par discipline. Ses offres se prennent à la carte : Santassist délègue rejets, impayés et litiges à un chargé de dossier identifié ; Crésanté contrôle télétransmissions et règlements et fait le rapprochement bancaire. Avec Crésanté Cash, le tiers payant arrive en un virement unique à J+5 ; selon ses CGV, ce service est sans engagement de durée, avec un préavis d'au moins trois mois. Sicorfé Santé ne précise rien sur la PEC, l'hébergement des données ni les plateformes.

Idéal pour : un magasin dont le sujet principal est la trésorerie, ou qui veut faire passer télétransmission, contrôle des règlements et rapprochement par le même prestataire.

Sojema Santé

Sojema Santé, installée à Roanne, est spécialisée en optique. Une équipe de gestionnaires, avec un interlocuteur unique, prend en charge l'aval du dossier : envoi aux caisses et aux complémentaires, traitement des rejets, relance des dossiers à 15 jours. Selon sa page Nos services, elle saisit les règlements dans votre logiciel métier et les rapproche des dossiers, avec un rapport mensuel. Sur la PEC, Sojema Santé parle d'une vérification des droits qui « sécurise la prise en charge avant facturation », sans dire qui fait la demande. Le contrat court un an, avec tacite reconduction.

Idéal pour : confier tout l'aval du dossier à une équipe spécialisée en optique, basée en France.

IziSanté

IziSanté, installée à Vaugneray, est elle aussi spécialisée en optique. Son partage des rôles est explicite : l'opticien garde les devis et les demandes de prise en charge, IziSanté prend le relais ensuite.

« Vous n’avez plus qu’à établir votre prise en charge, nous gérons le reste ! »

izisante.net · Nos offres

Elle identifie chaque versement reçu, traite les rejets, relance les impayés chaque semaine et reprend les anciens impayés jusqu'à 2 ans et un trimestre civil, avec un compte rendu mensuel. IziSanté ne précise pas son engagement, l'hébergement des données ni les plateformes.

Idéal pour : garder la main sur ses devis et PEC et déléguer tout l'aval, récupérer d'anciens impayés, ou déléguer les conventionnements à l'ouverture d'un magasin.

Backoffice

Backoffice, marque de Back Office Services à Lyon, sert la pharmacie et l'optique. Sa page Externalisation Optique propose de déléguer l'ensemble des tâches de tiers payant à un expert spécialisé dans l'optique : rejets, impayés, relance des crédits et rapprochement bancaire. Un communiqué d'agence de 2022 annonçait aussi l'externalisation des demandes de prise en charge ; la page actuelle ne le reprend pas. Ses prestations sont réalisées en France ; Backoffice ne précise ni avance ni plateformes.

Idéal pour : un réseau d'opticiens qui veut externaliser le tiers payant de tous ses magasins, et confier aussi le montage des dossiers de référencement auprès des réseaux fermés et ouverts.

Conseil Tiers Payant

Conseil Tiers Payant, installé à Arnas, sert plusieurs métiers de santé, dont l'optique. Un gestionnaire attitré travaille à distance dans votre logiciel, quel qu'il soit, en s'y connectant une fois par semaine. Selon sa page Suivi du tiers payant, il traite l'ensemble des rejets des parts obligatoires et complémentaires. Selon sa page optique, la plupart de ses collaborations avec des opticiens commencent par une mission d'impayés, en traitant d'abord les factures proches de la forclusion. La PEC et le rapprochement bancaire sont présentés pour le dentaire, pas pour l'optique.

Idéal pour : récupérer un stock d'anciens impayés avant la forclusion, avec un gestionnaire attitré.

GTP Gestion Tiers Payant

GTP Gestion Tiers Payant, basée à Villefranche-sur-Saône, sert plusieurs métiers de santé, dont l'optique. Un gestionnaire dédié intervient sur place dans la région lyonnaise, à distance ailleurs, avec un rapport après chaque intervention. Selon sa page Nos services principaux, il analyse et traite les rejets, relance les impayés jusqu'au paiement et rapproche bordereaux et relevés bancaires avec un outil interne. GTP propose 1 mois d'essai sans engagement ; sur son profil LinkedIn, il indique avoir fait le choix de ne pas proposer l'avance de frais. GTP ne précise rien sur la PEC ni sur les plateformes.

Idéal pour : un magasin de la région lyonnaise qui veut un gestionnaire capable de venir sur place, ou qui veut d'abord tester la prestation.

France Tiers Payant

France Tiers Payant, nom commercial de la société Litipharma à Meaux, sert plusieurs métiers de santé, dont l'optique. Un gestionnaire dédié intervient sur site ou à distance, sur tous logiciels, avec une ligne d'assistance pour les questions au comptoir. Selon sa page Nos services, il gère les rejets RO et RC et les indus, surveille les impayés, fait le rapprochement bancaire et reprend le passif dans la limite des dates de forclusion. Pour l'avance de trésorerie, la même page indique « nous consulter ». France Tiers Payant ne précise rien sur la PEC ni sur les plateformes.

Idéal pour : récupérer un passif de rejets et d'impayés avant la forclusion, ou faire référencer un magasin auprès des organismes avant son ouverture.

Pourquoi des agents plutôt qu'un prestataire ou un outil ?

Parce que le modèle agents couvre les trois moments du dossier. Hors Iremia Santé pour la PEC, les prestataires comparés ne mentionnent ni la demande de prise en charge en optique ni les bons de livraison sur leurs pages. OptiBot aide au comptoir, mais l'opticien clique sur « Remplir » et saisit lui-même codes LPP et montants. Des agents envoient la PEC pendant la vente, contrôlent le dossier à la livraison, puis traitent rejets et rapprochement. Le fonctionnement des agents est présenté sur la page agents.

Si votre problème est le temps au comptoir, les bons de livraison ou les rejets, Granit répond aux trois, sur votre logiciel actuel, avec un gestionnaire qui reprend les cas bloqués.

Deux cas restent mieux servis par un prestataire : l'avance de trésorerie, chez Iremia Santé ou Sicorfé Santé, car des agents n'avancent pas d'argent, et le choix de tout déléguer à une personne attitrée.

Votre organisation du tiers payant tient-elle encore ?

Cinq signes montrent qu'il est temps de revoir votre organisation :

• les demandes de prise en charge partent après le départ du client, faute de temps au comptoir ;
• les bons de livraison s'empilent et les factures partent sans que le dossier ait été contrôlé ;
• les rejets s'accumulent jusqu'à la fin du mois avant d'être repris, et personne ne sait dire, sans chercher, quels virements manquent ;
• des factures anciennes approchent de la forclusion ;
• une seule personne connaît vraiment les portails, et tout s'arrête quand elle est absente.

S'ils touchent au comptoir, aux bons de livraison ou aux rejets, c'est le terrain de Granit. Pour un stock de factures anciennes, un prestataire spécialisé dans la reprise du passif peut compléter. Notre page rejet tiers payant détaille les corrections. Et pour juger sur pièces : voir Granit sur vos propres dossiers, réservez une démo.